Inkassounternehmen beauftragen – Ein Leitfaden für Unternehmer

Stell dir vor, du hast monatelang gearbeitet, ein Projekt abgeschlossen oder Waren geliefert – und dann kommt einfach kein Geld. Keine Antwort auf deine Mahnungen, kein „Sorry, hab’s vergessen“, nur Stille. Frustrierend, oder? Für viele Unternehmen sind solche Fälle leider Alltag. Jetzt wird’s ärgerlich. Denn offene Forderungen belasten nicht nur deine Liquidität, sondern kosten auch Zeit und Nerven. Genau hier stellt sich oft die Frage: Solltest du ein Inkassounternehmen beauftragen? Aber wann lohnt sich das und soll ich es beauftragen? Wie funktioniert das genau? Und was kostet es? In diesem Artikel erfährst du alles, was du wissen musst, um gelassen und souverän vorzugehen.

Was macht ein Inkassounternehmen überhaupt?

Ein Inkassounternehmen ist wie ein professioneller „Schuldensammler“ – aber bitte ohne schwarze Schafe! Seriöse Anbieter unterstützen dich dabei, offene Forderungen rechtssicher einzutreiben, und übernehmen dabei drei Hauptaufgaben:

• Kommunikation mit dem Schuldner: Per Brief, E-Mail oder Telefon.
• Forderungsprüfung: Ist die Rechnung korrekt? Gibt es eine vertragliche Grundlage?
• Rechtliche Schritte: Von Mahnbescheiden bis zur Zwangsvollstreckung.

Der Vorteil: Du musst dich nicht selbst mit unangenehmen Anrufen oder Gerichtsterminen herumschlagen.

💡 Wusstest du das? Laut unterschiedlichen Studien steigt die Erfolgsquote bei der Forderungseintreibung durch Inkassobüros um bis zu 60% – einfach, weil Schuldner professionelle Mahnungen oft ernster nehmen.

Wann ist der richtige Zeitpunkt, ein Inkassounternehmen zu beauftragen?

Nicht jeder Zahlungsverzug braucht sofort die „schweren Geschütze“. Aber diese Signale zeigen: Jetzt wird’s ernst!

Zu früh oder zu spät?

• Zu früh: Wenn du nach der ersten verspäteten Reaktion direkt das Inkasso drohst, riskierst du, Kunden zu vergraulen.
• Zu spät: Wenn du Monate wartest, sinken die Chancen, das Geld noch einzutreiben.

Diese Signale zeigen, dass es Zeit ist:

• ✅ Der Kunde ignoriert mehrere Mahnungen (mindestens 2–3).
• ✅ Die Zahlungsfrist ist um 30+ Tage überschritten (ab hier gilt gesetzlicher Verzug laut §286 BGB).
• ✅ Der Kunde macht ausweichende Aussagen („Die Rechnung ist nie angekommen!“).
• ✅ Es geht um einen hohen Betrag, der deine Liquidität gefährdet.

Beispiel: Ein Grafikdesigner schaltet nach drei erfolglosen Erinnerungen ein Inkasso ein, um 5.000 € für ein abgeschlossenes Projekt einzufordern. Das Büro klärt innerhalb von zwei Wochen eine Ratenzahlung – ohne Gericht.

So findest du das passende Inkassounternehmen um es zu beauftragen

Nicht jedes Büro arbeitet gleich. Hier die Checkliste für die Auswahl:

💡 Tipp: Manche Anbieter spezialisieren sich auf bestimmte Branchen (z. B. Healthcare oder E-Commerce) – das kann Vorteile bringen!

Inkassokosten und Ablauf erklärt: So holen Sie sich Ihr Geld rechtssicher zurück

1. Unterlagen checken: Rechnung, Vertrag, Mahnverlauf – alles dokumentieren.
2. Auftrag erteilen: Meist per Formular oder Online-Portal.
3. Erste Mahnung vom Inkasso: Seriöse Büros setzen auf freundliche Erinnerungen, nicht auf Drohungen.
4. Zahlungsaufforderung: Bei Ignoranz folgt ein offizielles Schreiben mit Fristsetzung.
5. Mahnbescheid beantragen: Wenn nötig, leitet das Büro gerichtliche Schritte ein.

⚠️ Achtung: Der Schuldner trägt in der Regel die Inkassokosten – vorausgesetzt, dies ist vertraglich vereinbart oder gesetzlich gerechtfertigt.

Was kostet das Ganze?

Die Gebühren richten sich meist nach der Höhe der Forderung. Hier ein Beispiel basierend auf der §13e RVG (Rechtsanwaltsvergütungsgesetz), weiter unten im Artikel findest du die vollständige Tabelle:

💡 Hinweis: Bei erfolgsbasierter Abrechnung zahlst du nur, wenn das Geld auch tatsächlich fließt.

Pro und Contra: Lohnt sich ein Inkassounternehmen zu beauftragen?

Alternativen zum beauftragen eines Inkassounternehmen

• Eigenes Mahnverfahren: Über Onlinedienste wie online-mahnantrag.de.
• Anwaltliche Hilfe: Bei komplexen Fällen oder Auslandsforderungen.
• Factoring: Verkauf der Forderung an einen Dritten (sofortige Liquidität, aber mit Abschlag).

Fazit: Keine Angst vor professioneller Hilfe!

Ein Inkassounternehmen zu beauftragen, ist kein Eingeständnis von Schwäche – sondern ein cleverer Schritt, um dein Geschäft zu schützen. Wichtig ist, dass du transparent kommunizierst (z. B. durch Hinweise in deinen AGB) und frühzeitig handelst. Auf diese Weise schützt du nicht nur deinen Cashflow, sondern verhinderst auch künftige finanzielle Belastungen.

Handlungsempfehlung:

• 📄 Dokumentiere jede Mahnung.
• ✔️ Wähle ein BDIU-zertifiziertes Büro.
• 💰 Kläre vorab, wer die Kosten trägt.

💡 Und denk dran: Je professioneller du Forderungen managst, desto seltener wirst du das Inkasso überhaupt brauchen.

Kostentabelle nach Anlage 2 (§ 13 Abs. 1 RVG)